MDG-Academias - Gestión de academias, escuelas y gimnasios

MDG-Academias es un programa de gestión de academias y centros educativos pensado para poder llevar un control de todos los datos que gestion cualquier academia o centro similar: alumnos, profesores, cursos, grupos, matrículas, tarifas de precios, generación y cobro de recibos, cobro de recibos por el banco (Norma 19), además de otras opciones más específicas como: boletines de notas, faltas de asistencia, incidencias, impuestos (I.V.A.)...

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MDG-Academias

Uno de los procesos más automatizados de este programa es el proceso de facturación. El programa dispone de una tabla de tarifas de precios que se puede utilizar para tener los precios centralizados en un único punto. También es posible definir precios a nivel de centro de curso, grupo o de alumno (matrícula). Es posible aplicar un porcentaje de descuento a un alumno en concreto sobre la tarifa vigente o añadir conceptos específicos arbitrariamente.

Como ejemplo, uno de los métodos de facturación que permite es el siguiente:

Podemos crear una tabla de "tarifas de precios" para tener centralizados todos los importes.

Creamos los grupos y/o cursos que se van a impartir.

Indicamos los conceptos que se van a cobrar en cada curso/grupo, cuotas mensuales o pagos puntuales.

Introducimos los datos del alumno junto con la forma de cobro (por banco o en efectivo).

Matriculamos a un alumno en tantos grupos como se quiera.

Para hacer la facturación mensual solamente es necesario indicar el año y el mes. Todos los recibos y/o facturas se generan automáticamente.

Para el cobro de los recibos bancarios se genera un archivo Norma 19 y se manda por Internet o se lleva al banco.

En el caso de las devoluciones se indican los recibos ha sido devueltos y automáticamente se generan recibos nuevos para revisarlos e incluirlos en la próxima facturación.

Por supuesto, el programa también contempla excepciones de facturación como, por ejemplo: descuentos en matrículas o conceptos de cobro individuales.

Las versiones más avanzadas de este programa de gestión de academias permiten llevar la gestión de múltiples centros desde un mismo programa, pudiendo en todo momento separar los datos de cada centro y tener de esta forma una vista general de los datos de toda la academia o seleccionar un centro en particular y ver solamente los datos relativos a dicho centro (alumnos, cursos, grupos, matrículas...).

En cada concepto de facturación es posible indicar si es un cobro de tipo "cuota", es decir que se cobra cada mes o si solamente se cobra una vez. Dependiendo de la versión del programa podemos facturar generando recibos y no contemplar el uso del I.V.A. o emitir facturas con hasta 3 tipos de I.V.A.

En la gestión del centro también permite definir tantas formas de cobro como se quieran, es posible trabajar con múltiples cuentas bancarias y separar la facturación de los alumnos en distintos bancos, optimizando así las comisiones por cobrar los recibos incluidos en los archivos Norma 19.

Una vez se han definido los conceptos que se van a facturar el proceso de emitir las facturas a final de mes o de forma puntual para un alumno que, por ejemplo, decide pagar en efectivo al momento de hacer la inscripción es tan sencillo como hacer un par de pulsaciones con el ratón.

Cuando ya se han emitido los recibos el programa genera automáticamente los archivos Norma 19 para poderlos llevar al banco. El programa también puede imprimir de forma automática los recibos y/o las facturas. En caso de que por algún motivo decidiéramos repetir la facturación el programa dispone de la opción de "desfacturar" y generar de nuevo todas las facturas.

El modo de gestionar las devoluciones de recibos impagados es otro de los puntos en los que este programa de gestión de academias está más automatizado. El programa permite importar directamente archivos bancarios de devoluciones y automáticamente hace un duplicado de los recibos devueltos para poder volverlos a pasar indicando conceptos adicionales como el cobro de un importe por la devolución del recibo. En cualquier momento podemos saber qué recibos nos han sido devueltos y cuantas veces.

Disponiendo de un completo historial de todos los intentos de cobro de cada recibo.

Además, este programa de gestión de academias también permite:

Llevar un completo historial de incidencias, como pueden ser la incidencias a nivel de alumno, matrícula, curso, grupo, profesor o factura. Pudiendo agrupar estas incidencias por "tipos de incidencia", cada incidencia es posible marcarla como "resuelta" o pendiente de resolver y es posible indicar que se generen automáticamente o introducirlas manualmente.

Otro punto que este software de gestión académica resuelve es el de la definición e impresión de los boletines de notas. El programa dispone de un sistema genérico adaptable a la mayoría de los sistemas de evaluación empleados en los centros educativos. Una vez se han definido como serán los boletines de notas y los criterios a evaluar el programa permite introducir las notas de cada alumno e imprimir el boletín de notas.

El programa también permite introducir las faltas de asistencia de los alumnos para llevar un completo control de las veces que han faltado a clase, indicar si las faltas han sido justificadas y si se ha resuelto correctamente.